Accompagnement Lean pour casser les silos
100TFlow vous propose un accompagnement Lean Obeya pour casser les silos pour assembler les bouts de processus. En effet, un des principes du Lean est de connecter les étapes les unes aux autres pour en rendre visible le processus dans son entièreté. Si un processus était un pont, chaque partie du tablier serait des étapes et les piliers les logiciels informatiques (produits, pour utiliser le mot à la mode) qui le soutiennent.
Cette connexion, cette vue d’ensemble du processus, cette vision et les objectifs qui l’animent facilitent la compréhension de ce qui est à réaliser. Cette démarche vise à réduire les silos et les comportements individualistes qui vont avec. C’est aussi agir sur des risques psychosociaux qui s’expriment notamment au travers des objectifs flous (sous-facteur de risque Intensité du travail, facteur de risque Intensité du travail et temps de travail).
Casser les silos avec un accompagnement Lean
L’Obeya (grande salle au sens important en japonais) est un centre névralgique où sont visibles les éléments nécessaires au projet, quel qu’il soit. Pensée par Takeshi Uchiyamada pour le développement de la Prius I de Toyota, l’Obeya rassemblait les experts du processus complet de fabrication (du bureau d’étude à la chaîne de montage). C’était un lieu stratégique pour la prise de décision.
L’Obeya met en oeuvre nombre de principes Lean et notamment le management visuel, non pas juste pour afficher ce qui va ou la situation en cours. Non. L’idée est de savoir où l’on doit aller, de comprendre la situation réelle et les écarts (les problèmes) par rapport à la cible. L’Obeya montre l’histoire du projet ; les écarts sont identifiables facilement (couleur rouge) y compris les écarts de planning, les décisions sont visibles, les résolutions de problèmes affichées…
Une Obeya réussie est un système connecté au terrain, à la réalité, au travail réel. C’est un lieu de prise de décisions éclairées qui portent sur les sujets importants et nécessaires pour réussir. Ce n’est pas un lieu où l’on pense savoir, où les décisions de type «y a qu’à, faut qu’on» sont prises. Ce n’est pas un lieu d’humiliation comme on peut le voir dans certains comités de pilotage ou conciliabules peu efficaces. C’est un lieu de partage, de transparence, de respect, de sécurité psychologique pour permettre aux problèmes d’émerger.
L’Obeya permet un alignement de la core team qui la fait vivre et toutes les décisions prises le sont au regard de la vision et des objectifs. Et ce sont des centaines d’heures de réunions de synchronisation en moins…
Mode opératoire pour accompagner une Obeya
- Compréhension .
- Restitution de l’observation et définition des objectifs à atteindre (en fonction de la durée de l’accompagnement et de la disponibilité de l’équipe).
- Atelier (30 % théorie + 70 % pratique) avec l’équipe pour qu’elle prenne conscience de cette non-qualité et des effets négatifs qu’elle a sur le flux de valeur et sur les personnes qui la composent. Définition des premières actions à réaliser.
- Accompagnement / coaching de l’équipe (durée et fréquence à définir) pour l’aider à mettre en oeuvre, à tester, à vérifier la pertinence des actions (apprentissage), à pérenniser les nouvelles pratiques et à les améliorer.
- Restitution des résultats par l’équipe auprès du sponsor de la démarche.
